Les maires ont normalement déjà installé les panneaux d’affichage à proximité des bureaux de vote. Seule est autorisée sur ces panneaux l’apposition de deux affiches par candidat : l’affiche officielle grand format, uniforme sur tout le territoire, et une affiche A3 annonçant des réunions électorales locales, éventuellement l’heure des émissions audiovisuelles, l’adresse internet d’un site de campagne et « la mention d’identifiants de réseaux sociaux ».

Les maires ne sont pas obligés de poser un « panneau zéro » pour afficher le décret de convocation des électeurs. Le ministère de l’Intérieur conseille par ailleurs aux maires de « retirer les panneaux surnuméraires » à l’issue du premier tour.

Les demandes d’inscription sur les listes électorales sont closes depuis le 4 mars, les commissions de contrôle se sont réunies et le tableau des inscriptions et des radiations a été affiché. Maintenant, les maires ont jusqu’au mardi 5 avril pour publier le tableau des inscriptions dérogatoires (fonctionnaires, militaires, changement de domicile pour motif professionnel, jeunes majeurs, etc.) et celui des radiations intervenues depuis la réunion de la commission de contrôle..

Le ministère appelle les maires à être très attentifs sur « la qualité des adresses de contact des électeurs dans le REU (répertoire électoral unique) ». Ce sont en effet à ces adresses qu’est envoyée la propagande électorale. Or certaines adresses figurant dans le REU ne sont plus valables. Dans la perspective des élections législatives de juin, les maires sont invités à s’appuyer sur les cartes électorales revenues en mairie ou les plis de propagande non distribués pour « analyser les raisons pour lesquelles le pli n'a pas été distribué et le cas échéant de mettre à jour l'adresse de contact des électeurs directement dans le REU ».

Les maires n’ont maintenant plus à intervenir dans le cadre d’une demande de procuration dématérialisée, puisque tout est traité automatiquement par le REU, y compris la mise à jour de la liste électorale de la commune. En revanche, dans le cas d’une demande « papier » (formulaire Cerfa), il revient au maire, dès réception d’une procuration papier en mairie, de saisir dans le REU (via le portail ELIRE ou un logiciel éditeur) un certain nombre d’informations : numéro national du mandant et du mandataire, date du scrutin ou date de validité de la procuration, « qualité ainsi que nom prénom de l'autorité d'établissement qui a validé la procuration », date et lieu d’établissement de la procuration. . A défaut de cette saisie la procuration ne sera pas valable.

Une fois ces informations saisies dans le REU, celui-ci mettra à jour automatiquement la liste d’émargement, qu’il n’y aura plus qu’à imprimer. Le maire n’est donc plus tenu « d’ouvrir un registre dédié à l’inscription des procurations » : celui-ci est mis à jour automatiquement au fil de l’eau. Ce registre doit être mis à disposition de tout électeur qui en fait la demande, y compris le jour du scrutin. Une version doit donc être imprimée à partir du REU pour être consultable dans des conditions précisées par l’instruction du 31 décembre 2021.

! ATTENTION !

Les votes par procurations sont possibles jusqu’au jour du scrutin et après l’édition de la liste d’émargement. 

A ce titre, l'ADM19 a demandé aux services de l'Etat que l'instruction soit faites auprès des gendarmeries et commissariats afin qu'ils puissent envoyer par courriel une copie de la procuration en complément de l'envoi postal afin de palier aux délais postaux. 

Après l'édition de la liste d'émargement il est impératif de vérifier sur le REU (ou logiciel éditeur) jusqu'au jour des élections l'arrivée de nouvelles procurations dématérialisées afin de les inscrire à la main sur la liste d'émargement. 

Si une procuration papier arrive après édition de la liste d’émargement, il est obligatoire de la saisir dans le REU et d’inscrire sur la liste d'émargement le nom du mandataire à côté ou dessous le nom du mandant sous réserve que le caractère utilisé se distingue avec netteté de ceux de l'édition.

Les maires doivent recevoir les bulletins de vote au plus tard le mercredi 6 avril (mardi 5 avril dans les territoires ultramarins où le vote a lieu le samedi). S’ils ne les ont pas reçus à cette date, ils doivent prendre contact de toute urgence avec la préfecture et ne doivent, « en aucun cas », accepter que les bulletins leur soient remis par les candidats. Si le nombre de bulletins est insuffisant, il faudra là encore alerter la préfecture. 

Les enveloppes de scrutin seront remises en mairie au moins cinq jours avant le scrutin. Elles seront cette année de couleur bleue. 

Les mairies se verront également livrer des équipements de protection contre le covid-19 (masques, autotest, gel, etc.), selon des modalités qui seront précisées par chaque préfecture. 

Comme à chaque scrutin, le ministère rappelle que la fonction de président de bureau de vote est dévolue par la loi aux maires, adjoints et conseillers municipaux, et que ceux-ci ne peuvent donc refuser d’exercer cette fonction – ainsi que celle d’assesseur – sans motif valable (en particulier la maladie). Faute de quoi, ils s’exposent à un risque de démission d’office par le tribunal administratif. 

Il est conseillé de prévoir « un vivier »  de conseillers municipaux ou d’électeurs susceptibles de pallier l’absence d’assesseurs. S’il y a moins de deux assesseurs par bureau le jour du scrutin, « les assesseurs manquants sont pris parmi les électeurs présents sachant lire et écrire le français ». Attention, la règle a changé depuis le décret du 4 février 2021 : il faut d’abord choisir l’électeur le plus jeune et non le plus âgé comme c’était le cas auparavant – épidémie de covid-19 oblige.

À compter du lundi 14 mars 2022, le port du masque et les règles de distanciation physique ne peuvent plus être rendues obligatoires dans les bureaux de vote. Il demeure toutefois possible de  recommander fortement le port du masque pour :

• Les membres du bureau et accesseurs
• les personnes âgées, immunodéprimées, malades chroniques et fragiles, ainsi que pour leurs aidants;
• les personnes symptomatiques ;
• les personnes contacts à risque;
• les cas confirmés de personnes atteintes du covid-19, jusqu'à 7 jours après leur sortie d'isolement.

Il ne peut en aucun cas être exigé des électeurs, des membres du bureau de vote, des fonctionnaires mobilisés le jour du scrutin ou des scrutateurs une quelconque preuve de schéma vaccinal complet, de certificat de rétablissement ou de réalisation d'un test virologique. 

Modification du lieu de vote

Si le lieu de vote ne permet pas d'organiser les opérations électorales dans des conditions sanitaires satisfaisantes, le préfet peut modifier le lieu de vote jusqu'à l'ouverture de la campagne électorale qui a lieu le lundi 28 mars 2022 (art. R. 40). En cas de force majeure, il peut être modifié même après cette date.

Conditions d'accès des électeurs au bureau de vote lors des opérations de vote

Le nombre d'électeurs susceptible d'être présents simultanément dans un bureau de vote n'est plus limité. Vous demanderez toutefois aux présidents des bureaux de vote de veiller à réguler l'accès aux bureaux de vote dans une mesure permettant d'éviter les situations de grande promiscuité.
Il est recommandé d'organiser un accès« prioritaire» depuis l'extérieur du bureau de vote pour les personnes vulnérables, afin que celles-ci puissent accéder au bureau de vote en priorité.

Organisation du parcours des électeurs

Au sein de chaque bureau de vote, il vous est recommandé de prévoir, si cela est possible, une entrée et une sortie distinctes - ou au moins nettement séparées - sans superposition des flux entrants et sortants.

Il est fortement recommandé d'apposer de manière visible, à l'entrée du lieu de vote, l'affiche sur les recommandations sanitaires.

Les mesures et gestes « barrière» lors des opérations de vote

Le lavage des mains est une mesure barrière essentielle pour les membres du bureau de vote et les électeurs. Il est recommandé que du gel hydroalcoolique soient mis à disposition à l'entrée et à la sortie du bureau de vote. 

Des masques chirurgicaux sont mis à la disposition des électeurs qui n'en disposent pas et des personnes participant à l'organisation ou au déroulement du scrutin qui souhaitent en porter. Les dépenses en résultant sont à la charge de l'État.

Il est très fortement recommandé d'aérer la salle où se déroulent les opérations électorales dix minutes toutes les heures, ou selon les indications des capteurs de C02 si la salle en est équipée.

Le nettoyage des locaux

Il est recommandé d'assurer un nettoyage fréquent du matériel de vote au cours du scrutin. Sans perturber les opérations de vote, les présidents des bureaux de vote pourront veiller au nettoyage régulier des surfaces de contact: tables, isoloirs, etc.
La mise à disposition des écoles pour la tenue du scrutin implique un nettoyage strict, le lendemain.

Dépouillement des votes

Au moins quatre scrutateurs seront désignés pour le dépouillement en application de l'article L. 65. S'il manque des scrutateurs lors du dépouillement, les membres du bureau de vote s'y substituent (art. R. 64).

L'Etat met à disposition, le jour du scrutin, des autotests pour les scrutateurs qui le souhaiteraient. Leur réalisation relève de la responsabilité de la personne qui s'y soumet et ne fait l'objet d'aucune vérification.
En revanche, en cas de test positif, le scrutateur est invité à respecter le port du masque, à s'isoler immédiatement et à ne pas participer aux opérations de dépouillement.

Nous vous rappelons que le dépouillement est public et qu'il doit avoir lieu dès la clôture du scrutin.

Nombre de personnes présentes lors des opérations de dépouillement

Il est de la responsabilité du président du bureau de vote, de réguler le nombre d'électeurs assistant aux opérations de dépouillement en fonction des capacités de la salle, en vue d'éviter les situations de trop grande promiscuité.
Lorsque tous les électeurs qui le souhaitent ne peuvent pas accéder au bureau de vote en raison de cette instruction, il reviendra au président du bureau de vote d'organiser une rotation des membres du public au cours du dépouillement (toutes les demi-heures par exemple).

Le scrutin pour l’élection présidentielle est ouvert, de façon spécifique, de 8 h à 19 heures. Le préfet peut néanmoins avancer l’heure d’ouverture ou retarder l’heure de clôture, dans la limite expresse de 20 heures. Dans ce cas, ces modifications doivent être affichées au plus tard le mardi 5 avril.

Les électeurs doivent présenter une pièce d’identité pour voter, dans les seules communes de plus de 1000 habitants. Rappelons que le permis de conduire « rose »  est toujours reconnu comme pièce d’identité valable. 

Il peut se produire que les indications figurant sur les pièces d’identité diffèrent quelque peu de celles qui sont enregistrées dans le REU et donc sur la liste d’émargement – par exemple sur l’orthographe d’un nom ou des prénoms. Les maires doivent sensibiliser les présidents de bureau à cette situation et leur demander « tolérance et discernement ». 

Rappelons que les dépenses des mairies concernant l’aménagement des lieux de vote, leur remise en état, la mise en place et l’enlèvement des panneaux d’affichage, leur entretien, etc., sont en partie pris en charge par l’État, sous la forme d’une subvention. Il est à noter que ces frais sont, pour l’État, totalement insensibles à l’inflation, puisque la subvention n’a pas varié d’un centime depuis 2012 ! Elle s’élève à 44,73 euros par bureau de vote et 0,10 euro par électeur inscrit dans la commune.

A l’issue du dépouillement (et après vérifications et pointages d’usage), les résultats sont communiqués en préfecture via l’application informatique EIREL. 

Les mairies reçoivent un mail de confirmation de leur envoi par EIREIL lorsque la préfecture injecte les résultats dans  "SI ELECTION".

Rédaction puis transmission des procès-verbaux et des annexes

Les procès-verbaux doivent être établis en deux exemplaires, dont un qui devra être conservé en mairie et communiqué à tout électeur qui en fera la demande dans les 5 jours suivant la proclamation des résultats. L’autre exemplaire sera, en fonction de votre commune, déposé en brigade de gendarmerie, en Sous-préfecture ou Préfecture.

Ces PV doivent en outre comporter l’intégralité des éléments attendus par la circulaire du 16 janvier 2020, à savoir : le nombre d’électeurs inscrits, le nombre d’émargements, le nombre de votants (enveloppes et bulletins sans enveloppe trouvés dans l’urne, le nombre de votes nuls, le nombre de votes blancs, le nombre de suffrages exprimés, le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat, le nombre et le nom des électeurs qui ont retiré leur carte électorale au bureau de vote, le nombre et le nom des électeurs qui n’ont pas retiré leur carte électorale au bureau de vote alors qu’elle y était tenue à leur disposition et enfin tout éventuelle réclamation des électeurs ou des délégués des candidats ainsi que les décisions motivées prises par le bureau sur les différents incidents qui ont pu se produire au cours des opérations.

 Avant d’être transmis, le procès-verbal (PV modèle A de couleur bleue) doit être signé par le  (ou les)  président(s) de bureaux de vote, par les membres du bureau et par les éventuels délégués des candidats.

Il sera accompagné du recensement des votes de l’élection et des pièces annexes (liste d’émargement, feuilles de pointage etc.)

Liste d’émargement

Dans l’hypothèse probable d’un second tour, les listes d’émargement seront retournées par voie postale à toutes les communes avant le 20 avril.