Association des maires de la Corrèze

COMMENT RÉUNIR LES CONSEILS PENDANT L'ÉTAT D'URGENCE SANITAIRE ?

Comment réunir l'assemblée délibérante pendant l'état d'urgence sanitaire ? 

Des règles particulières régissent l’organisation des réunions de l’assemblée délibérante afin de garantir au mieux la sécurité sanitaire.

Voici quelles sont ces mesures :

 

1. Quorum et pouvoirs (article 2 ordonnance n°2020-391)

L’assemblée délibérante peut se réunir valablement dès lors que le tiers de ses membres (au lieu de la moitié) est présent ou représenté (on prendra donc en compte pour le calcul du quorum les procurations et non pas que les personnes physiquement présentes).

NB : Si la division par 3 ne donne pas un nombre entier, il conviendra d’arrondir le nombre de conseillers en exercice à l’entier supérieur.

Si, après une première convocation régulièrement faite, ce quorum n'est pas atteint, l'organe délibérant, la commission permanente ou le bureau est à nouveau convoqué à trois jours au moins d'intervalle. Il délibère alors sans condition de quorum. En cas de réunion à distance (voir point 4), le quorum est apprécié en fonction de la présence des membres dans le lieu de réunion mais également de ceux présents à distance.

Dans tous les cas, un membre de ces organes, commissions ou bureaux peut être porteur de deux pouvoirs (au lieu d’un seul).

 

2. Fréquence des réunions de l’assemblée délibérante (article 3)

L'obligation trimestrielle de réunion de l’organe délibérant des collectivités territoriales est levée durant la durée de l'état d'urgence.

NB : A l’inverse de ce qui est prévu pour les conseils municipaux, l’ordonnance 2020-391 n’a pas supprimé l’obligation de réunion trimestrielle des conseils communautaires. Il semblerait que ce soit un oubli qui on peut l’espérer, sera corrigé.

L'organe délibérant des collectivités territoriales et de leurs groupements est réuni à la demande du cinquième de ses membres, sur un ordre du jour déterminé, pour une durée qui ne peut excéder une journée. L'organe délibérant doit être réuni dans un délai maximal de six jours. Un même membre de l'organe délibérant ne peut présenter plus d'une demande de réunion par période de deux mois d'application de l'état d'urgence sanitaire.

 

3. Téléconférence (article 6 I)

Durant la période d’urgence sanitaire, les élus doivent éviter le plus possible de se réunir physiquement. Le maire ou le président est donc très fortement incité à réunir l'organe délibérant par visioconférence ou à défaut audioconférence.

NB : la réunion peut être mixte avec des élus présents sur le lieu de réunion et d’autres en téléconférence.

Pour vous aider dans le choix des outils existants : https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/covid-19/visioconference-les-bons-usages-pour-biencommuniquer.pdf?fbclid=IwAR23rqAFONjQwYJCy3c0QWxV591EvVl06A23KvMLhN7WrNwcTwKjv2FBOzY

Les convocations à la première réunion de l'organe délibérant à distance, précisant les modalités techniques de celles-ci, sont transmises par le maire ou le président par tout moyen.

Le maire ou le président rend compte des diligences effectuées par ses soins lors de cette première réunion. Sont déterminées par délibération au cours de cette première réunion :

- les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats ;

- les modalités de scrutin.

 

A noter : "La réunion des organes délibérants des collectivités territoriales et des commissions permanentes peut se tenir avec un préavis de un jour franc, comme les dispositions de droit commun le prévoient en cas d’urgence" (Note sur la continuité des services publics locaux dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire du 13 avril 2020).

 

4. Scrutin public (article 6 II)

Lors des réunions en téléconférence, les votes ne peuvent avoir lieu qu'au scrutin public.

Celui-ci peut être organisé soit par appel nominal, soit par scrutin électronique, dans des conditions garantissant sa sincérité.

En cas de partage, la voix du maire ou du président est prépondérante.

Le maire ou le président proclame le résultat du vote, qui est reproduit au procès-verbal avec le nom des votants.

A chaque réunion de l'organe délibérant à distance, il en est fait mention sur la convocation.

En cas d'adoption d'une demande de vote secret, le maire ou le président reporte ce point de l'ordre du jour à une séance ultérieure. Cette séance ne peut se tenir par voie dématérialisée.

NB : l’obligation de scrutin public est l’une des raisons pour lesquelles, il n’est pas possible de faire la réunion d’installation du nouveau conseil municipal qui requiert obligatoirement le scrutin secret pour l’élection du maire et des adjoints. L’autre raison est que les textes prévoient, sans exception possible, que les anciennes équipes restent en place.

 

5. Publicité des débats (article 6 III)

Le caractère public de la réunion de l'organe délibérant de la collectivité territoriale ou de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre est réputé satisfait lorsque les débats sont accessibles en direct au public de manière électronique.

Ex : renvoyer sur le site Internet ou la chaîne YouTube de la collectivité ou du groupement, etc.

Si la collectivité est dans l’impossibilité de retransmettre les débats par télétransmission, sur la demande de trois membres ou du maire (ou de cinq membres ou du président de l’EPCI), les élus peuvent décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés qu’ils se réunissent à huis clos (articles L. 2121-18 et L. 5211-11 du CGCT). La réunion de l’assemblée délibérante peut alors se tenir sans aucun public.

Si les réunions physiques des élus en format très restreint et respectueuses des règles de distanciation sociale sont possibles, il est de toute façon impossible d’accueillir du public puisque cela est contraire aux règles de confinement

 

6. Information des candidats élus au premier tour (art. 19 de la loi du 23 mars 2020)

Comme l’indique l’article 19 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19, tous les conseillers municipaux élus au 1er tour (candidats élus) doivent être informés des décisions prises par le maire en application de l’article L2122-22 du CGCT. Il en est de même pour tous les conseillers communautaires élus au 1er tour (candidats élus) qui doivent être informés des décisions prises par le président de l’EPCI à fiscalité propre en application de l’article L5211-10 du CGCT. Cela n’est pas sans poser des problèmes techniques (obtention des adresses email, organisation des envois dans les grands EPCI …).

Le décret qui encadre la collecte et le traitement des données sur la base des informations recueillies lors de la remise des CERFA de candidature ne prévoit pas de communication à des tiers des données personnelles des élus. Les préfectures n’ont donc pas la possibilité de communiquer aux communes et aux EPCI ces informations.

Le décret précité ayant été pris après avis de la CNIL, il n'est pas possible d'y déroger. Néanmoins, en cas de difficulté à obtenir les coordonnées des nouveaux élus, l’absence d’information des candidats élus au premier tour ne vicie pas les décisions.

 

7. La transmission au contrôle de légalité (article 7 I)

Est réputée régulière la transmission d'actes au représentant de l'Etat effectuée depuis une adresse électronique dédiée vers une autre adresse électronique, également dédiée, permettant d'accuser réception de cette transmission par cette même voie.

L'envoi électronique comprend les informations suivantes :

  1. L'objet et la date de l'acte ;
  2. Le nom de la collectivité émettrice ;
  3. Les nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone de la personne en charge du suivi de l'acte.

Chaque envoi électronique ne peut contenir qu'un seul acte.

L'accusé de réception électronique comporte les mentions suivantes :

  1. La date de réception de l'envoi électronique ;
  2. La désignation de la préfecture réceptrice.

La transmission électronique par messagerie permet d'assurer la continuité de la transmission des actes au contrôle de légalité. Elle constitue une voie supplémentaire qui n’empêche pas le recours aux voies habituelles.

Pour les collectivités raccordées à @CTES, la télétransmission via ce dispositif doit être privilégiée autant que possible (source : note DGCL).

 

8. La publication des actes (article 7 II)

L’ordonnance facilite, pendant l’état d’urgence l’accomplissement des formalités de publicité des actes réglementaires des autorités locales qui conditionnent leur entrée en vigueur et déterminent le point de départ des délais de recours.

La publication des actes à caractère réglementaire peut être valablement assurée sous la seule forme électronique, sur le site internet de la collectivité territoriale ou de l'établissement public sous les réserves suivantes :

  • publication dans leur intégralité,
  • sous un format non modifiable
  • et dans des conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l'intégrité et à en effectuer le téléchargement.

NB : En l’état du droit commun, le CGCT prévoit que ces actes doivent, d’une part être transmis au représentant de l’État pour l’exercice du contrôle de légalité et, d’autre part, être affichés ou publiés. La publication doit être obligatoirement assurée sous forme papier. La forme électronique n’est possible qu’à titre complémentaire et est dépourvue d’effets juridiques.

Fiche  - Comment réunir les conseils pendant l'Etat d'urgence sanitaire?

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